私のお寺では、長年にわたって過去帳と住所録を紙で管理していました。

一見シンプルなようで、実はこれが大きな落とし穴でした。たとえば、檀家の家の当主が変わると、過去帳と住所録の両方を更新しなければなりません。更新が片方だけだと、過去帳の代表者と住所録の連絡先がずれてしまい、法要のご案内を出すたびに混乱が生じていました。

さらに私の場合、父が病気になったことで突然お寺を引き継ぐことになり、そのデータが正しいかどうかを確認する手段がないという状況に直面しました。仕方なく、一件一件、門徒さんに電話で確認をとるところから始めなければなりませんでした。

Excelで管理し始めたが、それでも限界があった

紙の管理をやめ、まずExcelで管理を始めました。紙よりは格段に便利になりましたが、今度は別の問題が出てきました。

ファイルが複数に分かれているため、一方を更新したらもう一方も更新しなければならない。「一元管理」ができないのです。更新漏れが起きると、また情報の不一致が発生します。

Accessのリレーションで一元管理へ

次のステップとして、AccessのリレーショナルデータベースでExcel複数ファイルの問題を解決しました。過去帳と住所録をテーブルで紐づけることで、一方を更新すれば自動的に整合性が保たれるようになりました。

クラウド化で変わった3つのこと

1. 外出先でもリアルタイムで確認できる

Accessはパソコンの中にある情報なので、月参りや枕経の先では確認できません。クラウド管理になったことで、スマホ一台でその場での確認が可能になりました。

2. データの二重管理が不要になった

以前はカレンダーとの同期のためにデータを書き出す作業が必要で、タイムラグが生じていました。クラウドならすべてリアルタイムで一つのデータが共有されます。

3. 引き継ぎの不安がなくなった

紙や特定のパソコンに依存した管理では、担当者が変わったときに情報の断絶が起きます。クラウドであれば、いつでも誰でも正しい最新情報にアクセスできます。

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